Optiscan
 

Yliopiston Apteekki

Verkkoapteekki edellyttää joustavaa logistiikkaa

Yliopiston Apteekki on kerännyt keskusvarastollaan puheohjauksen avulla apteekkien ja yritysasiakkaiden tilaukset jo usean vuoden ajan. Vuoden 2015 alussa päätettiin lisätä panoksia kuluttajia palvelevaan verkkoapteekkiin.

"Kun tuli päätös panostaa verkkoapteekkiin, olivat meillä pelit ja pensselit valmiina logistiikan näkökulmasta, sillä olimme käyttäneet Optiscanin puheohjausta jo usean vuoden ajan. Ilman puheohjausta emme olisi saaneet verkkoapteekin tilauksia rullaamaan niin joustavasti", kertoo logistiikkapäällikkö Kai Trast Yliopiston Apteekista.

Verkkoapteekin myötä Yliopiston Apteekin volyymit ovat nousseet huomattavasti. "Nykyään käsittelemme kolminkertaisen määrän tilauksia verrattuna aikaan, jolloin meillä ei ollut verkkoapteekkia. Verkkokaupan pieniä, keskimäärin 3 - 4 tuotteen tilauksia, voidaan yhdistellä moniasiakaskeräyksiksi, jolloin varastotyöntekijämme keräävät noin kymmenen asiakkaan tuotteita yhtä aikaa. Ilman puheohjausta tämä ei olisi onnistunut. Olemme pystyneet kasvamaan ilman henkilöresurssien lisäyksiä," Trast jatkaa.

Verkkoapteekista henkilökohtaista palvelua

Yliopiston Apteekin keskitetyssä tietopalvelussa istuu joukko farmaseutteja, jotka antavat henkilökohtaista asiakaspalvelua verkkoapteekin asiakkaille. Verkkoapteekin kautta voidaan tilata itsehoitotuotteita ja lääkkeitä, joille on sähköinen resepti. Reseptilääkkeiden tilaus edellyttää, että tilaaja on rekisteröitynyt Yliopiston Apteekin Uniikkiasiakkaaksi. Tietopalvelun farmaseutit vastaavat asiakkaiden yhteydenottoihin, soittoihin ja chat-kyselyihin ja palvelevat asiakkaita aina, kun tilataan reseptilääkkeitä. Henkilökohtaista palvelua edellyttää jo Suomen lainsäädäntökin.

Virheitä ei saa tehdä!

Kun puhutaan terveystuotteiden ja erityisesti lääkkeiden käsittelystä, ei virheitä todellakaan voi tehdä. Järjestelmä on tehty niin aukottomaksi, että miedon särkylääkkeen tilaaja ei mitenkään voi saada esimerkiksi vahvoja kolmiolääkkeitä. "Meillä on useita erilaisia tarkastusmenetelmiä, joiden avulla varmistamme, että asiakkaat saavat juuri oikeat tuotteet. Lääketurvallisuus on meille kuitenkin se kaikkein tärkein asia", Kai Trast vakuuttaa.

"Ensimmäinen ja tärkein tarkastusmenetelmä on puheohjaus", kertoo Trast ja jatkaa: "Sen toimintamenetelmään kuuluvat vahvistukset, eli kerääjä vahvistaa tarkistenumerolla ottavansa oikean tuotteen. Lisäksi toistamalla kerätty kappalemäärä varmistetaan, että asiakkaalle lähetetään oikea määrä tuotteita. Koska monen asiakkaan tilauksia kerätään yhtä aikaa, varmistetaan vielä asiakaskohtaisella positionumerolla, että toimitettavat tuotteet on laitettu oikean asiakkaan keräysalustalle. Kun asiakkaan tilaus on kerätty, tarkistaa farmaseutti vielä lähetyksen ennen toimitusta. Hän liimaa lääketiedot ja annosohjeet lääkkeisiin sekä liittää tarvittaessa mukaan käyttöohjeet.Farmaseutti päivittää annostiedot sähköiseen reseptiin.

Verkkoapteekki edellyttää usean tietojärjestelmän saumatonta yhteistoimintaa. Yliopiston Apteekin toiminnanohjausjärjestelmä iScala on integroitu Optiscanin puheohjausjärjestelmään, jonne ohjautuvat reseptilääkkeiden tilaukset ja käsikauppatilaukset. Puheohjausjärjestelmä analysoi kerättävät tilaukset ja erottelee yksittäiskäsittelyyn sellaiset keräykset, joissa on suuria tuotteita, tai joiden yksikkötilausmäärä on moniasiakaskeräykselle liian suuri. Myös tilaukset jotka sisältävät esimerkiksi kylmätuotteita siirtyvät yksittäiskäsittelyyn, muut keräykset yhdistellään moniasiakaskeräyksiksi. "Kerätyt tuotteet poistuvat puhejärjestelmän kautta iScalan varastosaldoista, joten Magenton alustalle rakennetussa verkkokaupassa on aina ajantasaiset oikeat saldot. Näin asiakas näkee tilaushetkellä onko tuotetta saatavilla, selventää järjestelmän pääkäyttäjä Mervi Salmela.

Volyymit nousuun!

Yleensä Yliopiston Apteekin varastotyöntekijä kerää tunnissa keskimäärin 64 tilausriviä, tämä on korkea määrä, kun ottaa huomioon, että yksittäinen tilaus sisältää keskimäärin 3,5 tuotetta.

"Puheohjausjärjestelmä on tukenut volyymien nousua ja tehostanut varastokeräystä nopeuttamalla keräystehtävien aloitus- ja lopetusrutiineja. Lisäksi puheohjaus on auttanut varmistamaan, että keräyksessä ei tehdä virheitä. Muulla tavoin ei suuria volyymihyppäyksiä olisi voitu saavuttaa!" Kai Trast huomauttaa.

Uusinta teknologiaa käytössä

Yliopiston Apteekin varastolla kerätään tuotteita uusimmilla puheohjaukseen suunnitelluilla Talkman A720-sarjan päätelaitteilla. Käytännössä uusi laiteperhe on tuonut paljon uudistuksia: puheohjaukseen käytettävät SRX2-kuulokkeet ovat langattomat, niiden tuotekehityksessä on panostettu joustavaan ja nopeaan käyttöönottoon työvuoron alussa (TouchConnectTM), taustamelun suodatukseen (SoundSenseTM) ja järjestelmäpäivitysten helppouteen (VoiceCatalyst 2.2).

 

Kuinka voimme auttaa?








 

 

 
../modulo1901/