VSSHP hanterar alla order med Abakus Order Management-lösningen – med undantag för mediciner. Nästan 2 000 användare inom sjukhusdistriktet hanterar order med ett webbaserat användargränssnitt, handdatorer och röstbaserad hantering.

”Alla order och lagersaldon hanteras med Abakus – snabbt och enkelt – nu kan vi koncentrera oss på vår faktiska uppgift, att ge vård”, förklarar systemspecialisten Hanna Jääskeläinen, VSSHP.

”Genom att använda röstlösningen ges användaren en möjlighet att fokusera sina ögon på det faktiska arbetet, plocka, och händerna är fria för att hantera varor. Systemet guidar dig genom dina uppgifter och berättar vad du ska göra. Röst förbättrar de ergonomiska förhållandena, ökar effektiviteten och minskar plockfelen avsevärt.”

Mika Leivo, logistikchef, VSSHP

Abakus Order Management

Med Abakus är det möjligt att låta systemet skapa produktorder automatiskt. Automatiska order kräver att en fördefinierad lägsta nivå är definierad, vilket triggar automatiska order till logistikcentret.

Order kan också läggas manuellt antingen genom det webbaserade användargränssnittet eller med de Android-baserade handdatorerna med hjälp av streckkoder. Användarna, till exempel logistik- och hälsovårdsspecialister, kan lägga order i Abakus-systemet med röstteknologi, vilket möjliggör arbete med båda händerna fria i lagret. Färdiga orderformulär minskar arbetsbelastningen när order läggs manuellt. Varje order kan sparas som ett färdigt formulär.

”Med Abakus har vi ett ordersystem som är produktivt, snabbt, enkelt att använda och som är felfritt”, betonar Outi Kalske, inköps- och logistikdirektör på avdelningen för inköp och logistik vid VSSHP.

Avdelningar under kontroll

Användning av produkter registreras i Abakus antingen med webbgränssnittet, en Android-enhet eller med röstbaserad hårdvara. Lagersaldon är alltid exakta och kostnader debiteras rätt kund. Produktinformation som lagermarginaler och saldon hanteras med webbgränssnittet.

”Order, användning och saldon hanteras enkelt och snabbt, nu kan vi koncentrera oss på det vi ska göra, att ge vård”, förklarar systemspecialisten Hanna Jääskeläinen, VSSHP.

”Med Abakus kan vi också se lagersaldona på de olika avdelningarna i realtid”, förklarar Mika Leivo, logistikchef för VSSHP.

”Ett integrerat verktyg för inventering gör att vi är effektivare än tidigare och att felen nu är nära noll”, fortsätter Mika Leivo. ”Abakus hjälper oss också att hålla reda på de produkter som har flytande lagerplatser.”

Order läggs från över 2 000 platser och de överförs genom Abakus-systemet via sjukhusdistriktets ERP (Enterprise Resource Planning) till logistikcentret för plockning. Produkterna i ordern plockas sedan av plockare med röst.

Utveckling på gång

Abakus-systemet är på väg att utvidgas till spårning av lastbärare. På logistikcentret utgörs lastbärare av antingen vagnar eller plastlådor som identifierats med unika streckkoder. Den använda lastbäraren skannas vid lastningsområdet och när lastbäraren anländer till leveransadressen skannas den igen.

”När vi nu vet exakt var lastbärarna är kan vi öka utnyttjandegraden och minska kapitalbindningen. I framtiden kan vi se om lastbärarna återförs till logistikcentret och vid behov kan vi skicka en faktura i efterhand”, säger Mika Leivo.

Röstlösning

Den röstbaserade lösningen från Optiscan guidar användarna genom deras dagliga uppgifter och gör det möjligt att få en överblick av verksamheten i realtid. Material- och informationsflöden hanteras effektivt med röst.

”När vårt nya logistikcenter färdigställdes under 2009 började vi att erbjuda sjukhus och vårdcentraler, förutom att köpa, också magasinering och leverans”, säger Outi Kalske, inköps- och logistikdirektör för VSSHP.

Effektivare supporttjänster med röst

”När det gäller lagring och leveranser är det ytterst viktigt att systemen och verksamheten är tillförlitliga. För att rationalisera dessa processer var vi det första finländska sjukvårdsdistriktet som införde ett röstbaserat system i lagret under våren 2012. Huvudsyftet för den röstbaserade plocklösningen från Optiscan var att öka produktiviteten. Målet uppnåddes genom papperslös plockning och genom att uppdatera lagrets WMS-system. Papperslös plockning utförs med röststyrd teknik som förbättrar verksamheten, förbättrar plockarnas noggrannhet och möjliggör flerkundsplock, dvs. att plocka flera ordrar samtidigt”, förklarar Outi Kalske.

”Röstlösningen ger användaren möjlighet att fokusera på sitt faktiska arbete, plocka, och ha händerna fria för att hantera plockade produkter. Systemet guidar dig genom dina uppgifter och talar om för dig vad du ska göra. Röst förbättrar de ergonomiska förhållandena, ökar effektiviteten och minskar plockfelen avsevärt”, berättar Mika Leivo, logistikchef för VSSHP.

”Ett annat mål är att spara sjuksköterskornas tid och flytta ansvaret för lagersaldon till logistikpersonalen. I framtiden planerar vi även att hantera order inom avdelningarna med röst”, säger Outi Kalske.

”Om det finns en brist på artikeln eller om extra artiklar plockas, överförs denna information omedelbart till systemet och det går också direkt till leveransdokument och lagersaldot”, förklarar Leivo.

”Vi hanterar cirka 8 000 orderrader per vecka. Vi är fjorton personer i lagret och alla är utbildade för att använda röst för plock. Innan projektet startades antogs röst vara den mest utmanande delen av hela utvecklingsprojektet, men på grund av noggrann planering var utbyggnaden lättare än väntat. Grundlig testning och utbildningsfasen var nyckeln till framgång”, påpekar Mika Leivo.

Artikeln är skriven av Eini Kettunen och publicerades i tidningen Sosiaali ja kuntatalous.

Läs mer om lösningar för sjukvårdslogistik →